Draaiboek ontruimingsoefening, hoe doe je het goed? | ehbocollege.nl

Draaiboek ontruimingsoefening, hoe doe je het goed?

Je hebt 7 minuten de tijd. In het pand zijn meer dan 200 personen aanwezig. Je personeel staat met vragende ogen naar jou te kijken. In een ooghoek zie je een politieauto voor het pand stoppen en in de verte hoor je de sirenes van de brandweer. Achter je hoor u een kwade gast de receptionist vragen onmiddellijk het betaalde geld terug te geven, je pand brandt!

Een calamiteit is onvoorspelbaar. Ongeacht wat er gebeurt; een bommelding, uitslaande brand, ongeval of gaslek, er zijn te veel variabelen om exact te voorspellen wat er gebeurd. Dat is precies waarom oefenen belangrijk is. Wat moet en mag eigenlijk precies met oefeningen en hoe vaak? Hoe zorg je dat oefenen de investering weer terug kan verdienen en hoe zorg je dat jouw personeel geen kunstje doet, maar anders leert denken? Hier tref je een draaiboek voor het organiseren van een goede ontruimingsoefening.

Ontruimingsoefening verplicht of niet?

Er bestaan heel wat verschillende opvattingen over het verplichte karakter van een ontruimingsoefening. Volgens de letter van de wet ben je niet verplicht om een oefening te houden. Dat klinkt vreemd, maar de wet zegt alleen dat jij, de werkgever, de deskundigheid van werknemers op het gebied van bedrijfshulpverlening moet onderhouden.

De eisen voor de gebruiksvergunning van de gemeente, provinciale eisen (bijvoorbeeld voor zwembaden) of andere regelgeving zoals keurmerken, ISO certificering en zogenaamde “ministeriële regelingen” (voor bijvoorbeeld scholen) kunnen je wel verplichten een oefening te houden. Sterker nog, het merendeel van de bedrijven is door dit soort regels alsnog verplicht periodiek een oefening te houden.

Een oefening draagt ook bij aan het veiligheidsbewustzijn van werknemers. Een oefening kan leuk en uitdagend zijn en draagt soms bij aan het team-gevoel van de werknemers. Tot slot verhoogt een oefening de betrokkenheid bij het bedrijf. Om dit te bereiken is het wel belangrijk dat je op tijd begint met de organisatie van de oefening, ongeveer 3 maanden van tevoren is een goede maatstaf zodat je ook wat kunt schuiven in de data. Maak altijd een goed draaiboek van tevoren of huur een professionele partij zoals Baukejonkmans.nl in voor de organisatie.

Een goede oefening stem je af op de specifieke behoefte van het bedrijf, werknemers en als het meezit de opgaande lijn in de kwaliteit van hulpverlening tijdens de oefening. Er zijn een aantal keuzes die je al voor de oefening kunt maken.

Enscenering ontruimingsoefening en aankondiging

Je kunt voor een oefening misschien “gewoon” het ontruimingsalarm inschakelen en kijken hoe lang het duurt tot iedereen het pand heeft verlaten. De waarde van zo oefenen is nihil. Je hebt onvoldoende zicht op wat er gebeurd en het is in feite geen reële situatie.
Aan een ontruiming is vaak een incident voorafgegaan dat een duidelijke invloed heeft op de ontruiming zelf. Je kunt dit vormgeven door een goede enscenering. Voor de oefening stel je een scenario vast en zorg je op basis hiervan voor de juiste personen en materialen zoals LOTUS slachtoffers, brand- en rooksimulatie of andere middelen. Je kunt de grootte van de oefening zo zelf bepalen, of in overleg met de partij die je hier voor inhuurt.

De enscenering hangt ook samen met het de keuze om de oefening al dan niet aan te kondigen. Als dit jullie allereerste oefening gaat worden is het vaak veiliger en rustiger om de oefening van te voren aan te kondigen bij collega's en bezoekers. Noem in dat geval alleen de dag en niet de tijd. Dit voorkomt het “schoolbeleffect” waarbij de ontruimingsoefening wordt gezien als het moment bij uitstek voor een middagje thuis of een wandelingetje.

Draaiboek ontruimingsoefening: wat ontruimen?

Vraag je van tevoren af wat je gaat ontruimen. Het hele pand of slechts een deel. Organiseer je kleinere oefeningen, maar wil je wel alle BHV’ers aan het werk zien? Kies dan voor meerdere gedeeltelijke ontruimingen. Kunnen jullie een grotere uitdaging aan of heb je minder tijd om dit vaak te herhalen? Kies dan voor een totale ontruiming. Vaak zal dit ook samenhangen met de aard van de locatie, bijvoorbeeld een volcontinue bedrijf of een onderneming die vooral binnen kantoortijden bezet is.

Assistentie, waarneming en beoordeling oefening

Wanneer jouw BHV organisatie hier klaar voor is kun je proberen de hulpdiensten bij de oefening te betrekken. Stelregels hiervoor is dat jouw BHV organisatie voldoende professioneel moet zijn en de oefening ook een meerwaarde heeft voor de hulpdiensten. Nodig brandweerkorpsen eerst eens uit voor een rondleiding in het pand.

Voor ambulancediensten gelden hele andere belangen. Vaak zijn de ambulancediensten commerciële vervoerders. Zij komen dus niet gratis bij jouw oefening. Zorg ongeachte de deelname van ambulancediensten dat zij op de hoogte zijn wanneer je Lotus-slachtoffers (slachtofferacteurs gebruikt). Licht ook de brandweer in wanneer het pand is aangesloten op het Openbaar MeldSysteem (OMS). Een alarm komt dan direct binnen bij de brandweermeldkamer.

Tijdens de oefening zorg je er voor dat een aantal personen belast worden met waarneming. Deze mensen kunnen een checklist krijgen om eenvoudige zaken te beoordelen, maar staan er primair voor de veiligheid. De waarnemers houden toezicht op de oefening en geven het aan wanneer een situatie écht uit de hand loopt met een “No Play” procedure. Bespreek dit ook met de deelnemers wat dan te doen!

Je kunt de beoordeling zelf doen, maar beter is het om een onafhankelijke partij dit te laten doen. Zij hebben een frisse kijk op de situatie. Er zijn bedrijven, zoals Baukejonkmans.nl, die ook de organisatie van de oefening uit hand nemen met daarbij de beoordeling en evaluatie. Zorg dat je de evaluatie met alle deelnemers doet en na afloop met alle collega's of andere deelnemers deelt.

Verslaglegging ontruiming en verder

Na de oefening zorg je voor een heldere verslaglegging. Zorg dat oefenen leuk blijft en maak de kritiek niet op de persoon gesneden, maar algemeen zodat iedereen er van kan leren. De verslaglegging kun je aanvullen met foto’s en filmmateriaal uit de oefening.
Een schriftelijke verslaglegging is een absolute must. Je kunt de andere partijen zoals brandweer, arbeidsinspectie en gemeente zo aantonen dat jullie hebben geoefend. Bespreek tot slot de oefening ook met de partij die de BHV herhalingen verzorgt, zodat die op de verbeterpunten in kan gaan.

Tot slot, realiseer je wat een goede oefening kan besparen. Natuurlijk kost een oefening tijd, moeite en geld maar professioneel, enthousiast en goed getraind personeel kan je uiteindelijk kapitalen besparen!

Meer weten? Oefening organiseren?

Wil je vrijblijvend meer weten over het organiseren van een oefening? Heb je specifieke vragen? Neem gerust contact met mij op. Ik kan de oefening ook volledig voor je organiseren en beoordelen.

Checklist